Système de gestion d'alertes

Une alerte est un signal permettant de prévenir d'une action à mener sur un bien à une date donnée, la date d'échéance. Ce signal peut s'activer plusieurs jours avant la date d'échéance et rester actif plusieurs jours après, afin de donner du temps pour préparer l'action et la réaliser.

Les classes d'alerte sont des modèles d'alerte.
Chacune porte un nom et permet de choisir les nombres de jours avant et après la date d'échéance qui permettent le calcul automatique des dates de début et de fin des alertes de la classe.
Une classe d'alerte permet aussi de désigner une date de la fiche de bien comme date d'échéance et de cibler une catégorie de biens (et éventuellement ses sous-catégories).
Elle permet de fixer les règles de création et de destruction des alertes. Ainsi, la création d'alerte peut avoir lieu automatiquement si la date est renseignée ou modifiée. La suppression de l'alerte, quant à elle, peut avoir lieu automatiquement une fois que celle-ci est terminée.
Enfin, l'action à mener peut-être renseignée.

Exemple :
- Créer la classe d'alerte "MaintenanceExtincteur".
- Lui faire cibler le champ "Date fin maintenance" et la catégorie de biens "Extincteur".
- Demander que la création d'alerte ait lieu automatiquement si la date est renseignée ou modifiée.
- Créer un nouveau bien "Extincteur" et le rattacher à la catégorie "Extincteur".
- Renseigner la valeur de son champ "Date fin maintenance".
Résultat : une alerte est automatiquement créée pour ce bien.
Noter que c'est le cas également si plusieurs biens sont créés à la fois.

Si l'utilisateur ne souhaite pas que les alertes soient créées automatiquement, il peut poser manuellement des alertes étant donnée une classe d'alerte. Tous les biens relevant de la classe d'alerte se voient alors associer une alerte. Pour relever de la classe d'alerte, un bien doit appartenir à l'une des catégories ciblées par la classe d'alerte et doit avoir la date ciblée par la classe d'alerte renseignée.

Les paramétrages suivants peuvent être réalisés au niveau inventaire : commander l'ouverture automatique de la liste des alertes à l'ouverture de l'inventaire, choisir les alertes à lister suivant leur statut (en attente, actions à faire, en cours de traitement, à échéance, en retard, terminées), indiquer si l'on souhaite la suppression automatique des alertes terminées selon le statut ou selon les dates.

Voici comment se déroule l'ajout d'une ou plusieurs alertes à un bien ou à un groupe de biens.
- Choisir la classe d'alerte désirée (ou aucune).
- Renseigner l'action à mener.
- Renseigner la date d'échéance de l'alerte.
- Renseigner les dates de début et de fin de l'alerte. Logiquement, ces dates encadrent la date d'échéance. Ou bien choisir d'être prévenu dans X jours à partir d'aujourd'hui.
- Lors de sa création, l'alerte se voit attribuer un identifiant de groupe automatique. Cet identifiant peut être renseigné manuellement.
- Renseigner un commentaire supplémentaire.
- Indiquer s'il l'on souhaite que l'alerte soit supprimée automatiquement une fois terminée.

Une alerte peut être supprimée manuellement à partir de la fiche de bien ou à partir de la liste des alertes.

Une alerte peut être modifiée. Un ensemble d'alertes peut être modifié à partir de la liste des alertes. Tous les champs caractérisant l'alerte ou le groupe d'alertes peuvent être mis à jour : la classe d'alerte, les dates d'échéance, de début et de fin, l'intitulé de l'action à mener, le commentaire, le statut, l'identifiant du groupe auquel sont rattachées les alertes.

Une fois les alertes posées, le temps s'écoule et les signaux s'activent puis se désactivent en fonction des dates fixées. La liste des alertes peut être affichée soit à la demande soit automatiquement à l'ouverture de l'inventaire. Les alertes peuvent être affichées selon leur statut (en attente, actions à faire, échéances du jour, actions en retard, terminées).
Il est possible de rechercher des alertes. Les résultats de la recherche peuvent être filtrés par code de bien, intitulé de bien, classe d'alerte, date d'échéance, plage de dates d'échéance, identifiant de groupe d'alertes, statut, intitulé d'action à mener, commentaire. Ces filtres peuvent être combinés.
Une barre d'outils spécialisée pour les alertes permet de choisir l'affichage désiré rapidement.