Reconcil

Reconcil est un logiciel de rapprochement conçu pour comparer deux ensembles de données distincts.
Pour que cette comparaison soit possible et significative, ces ensembles doivent partager un point commun fondamental, un champ dit "alignable". Cela signifie que ce champ spécifique, appelé "clé de rapprochement" dans le logiciel, sert de pont entre les deux jeux de données. Il représente une même réalité ou entité de référence dans les deux systèmes.
Grâce à cette clé, le logiciel peut associer de manière fiable chaque entrée d'un ensemble à son ou ses correspondant(s) dans l'autre.
Une fois cette connexion établie, il devient possible d'analyser et de comparer les autres informations attachées à cette même clé dans chaque fichier.

En pratique, Reconcil permet de comparer ces deux ensembles de données afin de vérifier que les deux ensembles se correspondent bien ou bien comment ils diffèrent et de mettre en évidence les différences entre les deux.

A partir de ce constat, on pourra par exemple s'arrêter là et apprendre des choses à partir des différences qui auront été mises en évidence.
Exemple : rapprochement de deux résultats d'expériences réalisées à des moments différents.

Dans d'autres cas, si l'on s'attend à ce qu'il n'y ait pas de différences entre les deux ensembles de données (selon la clé de rapprochement) alors Reconcil pointe les discordances et invite :
- à rechercher les causes de ces différences,
- à corriger les données dans leur sources.
Et donc à opérer une reconciliation entre les deux sources de données.
Exemple : rapprochement d'un inventaire physique et d'une comptabilité.

Reconcil est un logiciel qui permet d'abord d'aligner puis de rapprocher deux listes d'enregistrements partageant une clé c'est-à-dire ayant une information commune.
Par exemple, la clé commune peut être le numéro comptable d'immobilisation qui est présent non seulement dans la comptabilité mais également dans l'inventaire physique des immobilisations. Dans ce cas, Reconcil permet de rapprocher des données d'inventaire des immobilisations et des données comptables.

Reconcil prend en entrée deux fichiers texte qui sont des listes d'enregistrements, par exemple au format CSV. Pour chaque enregistrement d'une liste d'enregistrements, Reconcil associe zéro, un ou plusieurs enregistrements de la deuxième liste et réciproquement et ce, en se basant sur la clé commune aux deux listes.

Après paramétrage des deux fichiers et de divers critères, un alignement est fait dès l'ouverture.
Le rapprochement automatique que l'on peut demander aussitôt, permet de résoudre tout ou partie du problème de rapprochement.
Les alignements peuvent être de 1 à 1, mais aussi de n à m.
Dans l'exemple, l'alignement pourra aligner un enregistrement comptable représentant plusieurs éléments d'actif avec un ou plusieurs enregistrements de l'inventaire physique.

L'alignement peut être amélioré sur des critères secondaires et manuellement par permutations ou ruptures d'alignement.
Des filtres permettent de cacher les enregistrements rapprochés ou que l'on souhaite ignorer.
Les enregistrements restants pourront être examinés afin de comprendre pour quelle raison des enregistrements correspondants n'ont pas été trouvés dans la deuxième liste.
A mesure que l'on résout les cas de non-alignement, on peut fixer manuellement le statut des enregistrements :
- isolé, un enregistrement d'une liste n'a pas de correspondant dans l'autre liste,
- non-examiné, un enregistrement d'une liste n'a pas encore été examiné,
- ignoré, un enregistrement d'une liste a été examiné et est volontairement ignoré,
- à investiguer, un enregistrement d'une liste fait l'objet d'un questionnement nécessitant une enquête,
- partiellement rapproché, un enregistrement est partiellement rapproché lorsqu'il appartient à un groupe d'enregistrements liés par une valeur de clé commune, mais que seuls certains enregistrements de ce groupe ont trouvé leur correspondance dans l'autre liste,
- strictement rapproché, un enregistrement d'une liste appartient à un groupe d'enregistrements qui ont tous été rapprochés d'enregistrements de l'autre liste.
Les données peuvent être observées suivant diverses vues :
- l'alignement permet de visualiser les enregistrements d'une liste avec leurs enregistrements correspondants dans l'autre liste, mais également les enregistrements isolés ou encore les enregistrements non isolés n'ayant pas de correspondant dans l'autre liste,
- les paires d'enregistrements alignés, c'est l'ensemble des enregistrements d'une liste ayant un correspondant dans l'autre liste,
- les enregistrements non alignés dans chaque liste : ce sont les enregistrements d'une liste qui n'ont pas d'enregistrements correspondants dans l'autre liste,
- les agrégats ou données agrégées pour chacune des deux listes présentent, par exemple, pour chaque clé nombre d'enregistrements d'une liste ayant cette clé, des sommes de valeurs…
- la synthèse combine alignement et agrégation : pour chaque clé, par exemple, elle fait état du nombre d'enregistrements dans la première liste et nombre d'enregistrements dans la deuxième liste. L'utilisateur peut aussi agréger d'autres champs numériques.
Les résultats du rapprochement peuvent être exportés au format XML visible dans un tableur MS Excel ou Libre Office Calc. Ces résultats pourront être remis à des opérateurs qui, grâce à leur connaissance des données sources, peuvent identifier les anomalies et procéder aux corrections nécessaires.
Une fois les données sources corrigées, on pourra éventuellement procéder à une opération de reprise avec nouvelles données et ainsi redemander un rapprochement à Reconcil. Le rapprochement complet pourra ainsi être fait pas à pas.