Reconcil
Alignement et rapprochement physico-comptable
Reconcil est un logiciel qui permet de rapprocher deux ensembles d’enregistrements en les comparant et en s’assurant qu’ils se correspondent.
Les deux ensembles d'enregistrements peuvent être : d’une part, ceux de l’inventaire physique des immobilisations d’Inventif et, d’autre part, ceux de la comptabilité.
La réconciliation permet d’identifier les éventuelles différences et de gérer les éventuelles non-concordances entre les deux ensembles. On peut s'attendre à un certain niveau de discordances mais celui-ci ne doit pas être trop important et ces discordances doivent être expliquées. Sinon, une enquête devra être menée afin d’apporter les ajustements nécessaires. En effet, les deux ensembles d'enregistrements peuvent ne pas être tout à fait synchrones, des enregistrements peuvent manquer dans l'un et dans l'autre, la saisie d'informations dans les deux ensembles peut avoir été incorrecte. À chaque étape de la réconciliation, il faudra décider si l’alignement est exact ou s’il doit être révisé.
Ce numéro peut être le numéro comptable d'immobilisation qui est présent non seulement dans la comptabilité mais également dans l'inventaire physique des immobilisations. Ainsi Reconcil permet de rapprocher et d'aligner des données d'inventaire des immobilisations et des données comptables.
Reconcil prend en entrée deux fichiers texte qui sont des listes d'enregistrements, par exemple au format CSV. Pour chaque enregistrement d'une liste d'enregistrements, Reconcil associe zéro, un ou plusieurs enregistrements de la deuxième liste et réciproquement et ce, en se basant sur la clé commune aux deux listes.
Après paramétrage des deux fichiers et de divers critères, un alignement est fait dès l'ouverture.
Le rapprochement automatique que l'on peut demander aussitôt, permet de résoudre tout ou partie du problème de rapprochement.
L'alignement peut être de 1 à 1, mais aussi de n à m, n pouvant être différent de m. Ainsi, un groupe d'enregistrements est formé d'un ou plusieurs enregistrements ayant une même clef.
Par exemple, cela permet de comparer un enregistrement comptable représentant plusieurs éléments d'actif avec un ou plusieurs enregistrements de l'inventaire physique.
L'alignement peut être amélioré sur des critères secondaires et manuellement par permutations ou ruptures d'alignement.
Ensuite, on pourra examiner les enregistrements restants afin de comprendre pour quelle raison des enregistrements correspondants n'ont pas été trouvés dans la deuxième liste.
A mesure que l'on résout les cas de non-alignement, on peut fixer manuellement le statut des enregistrements :
- isolé, un enregistrement d'une liste n'a pas de correspondant dans l'autre liste,
- non-examiné, un enregistrement d'une liste n'a pas encore été examiné,
- ignoré, un enregistrement d'une liste a été examiné et est volontairement ignoré,
- problématique, un enregistrement d'une liste fait l'objet d'un questionnement nécessitant une enquête,
- en partie rapproché, un enregistrement d'une liste appartient à un groupe d'enregistrements dont seulement un sous-ensemble ont été rapprochés d'enregistrements de l'autre liste,
- strictement rapproché, un enregistrement d'une liste appartient à un groupe d'enregistrements qui ont tous été rapprochés d'enregistrements de l'autre liste.
- l'alignement permet de visualiser les enregistrements d'une liste avec leur enregistrement correspondant dans l'autre liste, mais également les enregistrements isolés ou encore les enregistrements non isolés n'ayant pas de correspondant dans l'autre liste,
- l'intersection des deux listes est l'ensemble des enregistrements d'une liste ayant un correspondant dans l'autre liste,
- les enregistrements présents dans une liste mais pas dans l'autre,
- les agrégats ou données agrégées pour chacune des deux listes présentent, par exemple, pour chaque clé nombre d'enregistrements d'une liste ayant cette clé, des sommes de valeurs…
- la synthèse combine alignement et agrégation : pour chaque clé, par exemple, elle fait état du nombre d'enregistrements dans la première liste et nombre d'enregistrements dans la deuxième liste. L'utilisateur peut aussi agréger d'autres champs numériques.
La réconciliation permet d’identifier les éventuelles différences et de gérer les éventuelles non-concordances entre les deux ensembles. On peut s'attendre à un certain niveau de discordances mais celui-ci ne doit pas être trop important et ces discordances doivent être expliquées. Sinon, une enquête devra être menée afin d’apporter les ajustements nécessaires. En effet, les deux ensembles d'enregistrements peuvent ne pas être tout à fait synchrones, des enregistrements peuvent manquer dans l'un et dans l'autre, la saisie d'informations dans les deux ensembles peut avoir été incorrecte. À chaque étape de la réconciliation, il faudra décider si l’alignement est exact ou s’il doit être révisé.
Explications
Reconcil est un logiciel qui permet de rapprocher, d'aligner deux listes d'enregistrements partageant une clé c'est-à-dire ayant une information commune, par exemple un numéro.
Ce numéro peut être le numéro comptable d'immobilisation qui est présent non seulement dans la comptabilité mais également dans l'inventaire physique des immobilisations. Ainsi Reconcil permet de rapprocher et d'aligner des données d'inventaire des immobilisations et des données comptables.
Reconcil prend en entrée deux fichiers texte qui sont des listes d'enregistrements, par exemple au format CSV. Pour chaque enregistrement d'une liste d'enregistrements, Reconcil associe zéro, un ou plusieurs enregistrements de la deuxième liste et réciproquement et ce, en se basant sur la clé commune aux deux listes.
Après paramétrage des deux fichiers et de divers critères, un alignement est fait dès l'ouverture.
Le rapprochement automatique que l'on peut demander aussitôt, permet de résoudre tout ou partie du problème de rapprochement.
L'alignement peut être de 1 à 1, mais aussi de n à m, n pouvant être différent de m. Ainsi, un groupe d'enregistrements est formé d'un ou plusieurs enregistrements ayant une même clef.
Par exemple, cela permet de comparer un enregistrement comptable représentant plusieurs éléments d'actif avec un ou plusieurs enregistrements de l'inventaire physique.
L'alignement peut être amélioré sur des critères secondaires et manuellement par permutations ou ruptures d'alignement.
Examen des données et résolution progressive des problèmes
Des filtres permettent de cacher les enregistrements rapprochés ou que l'on souhaite ignorer.
Ensuite, on pourra examiner les enregistrements restants afin de comprendre pour quelle raison des enregistrements correspondants n'ont pas été trouvés dans la deuxième liste.
A mesure que l'on résout les cas de non-alignement, on peut fixer manuellement le statut des enregistrements :
- isolé, un enregistrement d'une liste n'a pas de correspondant dans l'autre liste,
- non-examiné, un enregistrement d'une liste n'a pas encore été examiné,
- ignoré, un enregistrement d'une liste a été examiné et est volontairement ignoré,
- problématique, un enregistrement d'une liste fait l'objet d'un questionnement nécessitant une enquête,
- en partie rapproché, un enregistrement d'une liste appartient à un groupe d'enregistrements dont seulement un sous-ensemble ont été rapprochés d'enregistrements de l'autre liste,
- strictement rapproché, un enregistrement d'une liste appartient à un groupe d'enregistrements qui ont tous été rapprochés d'enregistrements de l'autre liste.
Visualisation des données
Les données peuvent être observées suivant diverses vues :
- l'alignement permet de visualiser les enregistrements d'une liste avec leur enregistrement correspondant dans l'autre liste, mais également les enregistrements isolés ou encore les enregistrements non isolés n'ayant pas de correspondant dans l'autre liste,
- l'intersection des deux listes est l'ensemble des enregistrements d'une liste ayant un correspondant dans l'autre liste,
- les enregistrements présents dans une liste mais pas dans l'autre,
- les agrégats ou données agrégées pour chacune des deux listes présentent, par exemple, pour chaque clé nombre d'enregistrements d'une liste ayant cette clé, des sommes de valeurs…
- la synthèse combine alignement et agrégation : pour chaque clé, par exemple, elle fait état du nombre d'enregistrements dans la première liste et nombre d'enregistrements dans la deuxième liste. L'utilisateur peut aussi agréger d'autres champs numériques.
Exportation des résultats
Les résultats du rapprochement peuvent être exportés au format XML visible dans un tableur Excel ou Libre Office.