Inventif

Inventif est un système de suivi et de gestion des immobilisations d'entreprise.

Les immobilisations qui ne sont pas correctement suivies peuvent être perdues, volées ou non prêtes à être utilisées au moment opportun. Pour une entreprise, la connaissance de ses actifs est essentielle pour le calcul de l’impôt, ou en cas de transfert d’entreprise, ou en cas d’accident pour la déclaration à l’assurance, etc.

Le système Inventif est utilisé pour identifier et localiser les immobilisations, effectuer une vérification physique des immobilisations, suivre leur dépréciation, enregistrer leur baisse d'utilité, connaître la valeur de ces immobilisations, suivre l'entretien des équipements.

La solution Inventif comporte une partie logicielle, avec les logiciels Inventif, Exnihilo, Movintory... et une partie matérielle avec une offre de terminaux lecteurs de codes (codes-barres, codes 2D), d’imprimantes à étiquettes à codes et d'étiquettes.

Nous avons voulu que la prise en main de nos logiciels soit facile. Le système Inventif permet d'être totalement autonome, maître de ses propres procédures, de travailler à son rythme. Il permet en effet de tout faire de A à Z : de la conception et l'impression des étiquettes adhésives d'identification jusqu'aux rapports de suivi des immobilisations.

Inventif est un système à coût unique et entièrement installé sur le site de l'entreprise. Le logiciel Inventif s'installe sur des PC Windows. Les bases de données d'inventaire peuvent être centralisées sur des serveurs Windows ou Linux.

Inventif manipule des inventaires. Il peut y avoir autant d'inventaires que nécessaire, par exemple, un inventaire pour chaque année, pour chaque période comptable.

Les inventaires sont structurés comme suit. Chaque inventaire a son arbre des lieux, son arbre des catégories (familles), ses biens (articles, immobilisations). À tout moment de sa vie, un bien est associé à un lieu et à une catégorie. Chaque bien possède une fiche de bien ou carte d'identification dans laquelle il est décrit à l'aide de plusieurs champs.

L'approche que nous proposons pour la réalisation des inventaires physiques et la gestion de leurs biens est la suivante.

- Créer un arbre des lieux qui reflète la réalité du terrain : bâtiments, étages, bureaux, ateliers, pièces, couloirs, lieux au dehors...

- Créer un arbre des catégories, c'est-à-dire une typologie des immobilisations qui est familière à l'entreprise et spécifique à son domaine d'activités : matériel informatique, téléphonie, mobilier, véhicules, outils, machines... Ce classement sommaire peut-être raffiné. L'attribution d'une catégorie à un actif aide vraiment à obtenir un ensemble de données bien structuré qui, associé à un système d'alertes par exemple, peut être facilement contrôlé.

- Créer des cartes d'identification des immobilisations ou fiches de biens. Saisir autant de détails pertinents que souhaité (marque, modèle, numéro de série, numéro de facture...). Des champs personnalisés (xtras) peuvent être définis en plus des champs de base.

- Une fois les lieux, catégories et biens créés, imprimer les étiquettes de lieux et les étiquettes de biens. Ces étiquettes sont des étiquettes à code (code-barres, code 2D). Le code permet d'identifier chaque lieu et chaque bien. Les étiquettes sont imprimées directement à partir d'Inventif grâce à une imprimante de bureau à étiquettes en rouleau.
La distribution d'Inventif comporte tous modèles d'impression nécessaires et prêts à l'emploi pour les étiquettes. Ces modèles peuvent être personnalisés (fixation d'un logo, choix des champs d'intérêts, mise en page totale...). Des modèles peuvent être créés également à partir de zéro.

- Coller les étiquettes de lieux à l'entrée des lieux, par exemple dans le cadre d'une porte. Coller les étiquettes de biens sur les biens. Utilisez pour cela une charte de collage, des règles permettant de bien repérer les étiquettes.

- Procéder à la prise d'inventaire. L'inventaire sur le terrain est effectué à l'aide d'un terminal mobile lecteur de codes, afin de déterminer où se trouvent les immobilisations et leur état actuel.
La méthode pour la prise d'inventaire est assez simple : scanner un code de lieu lorsque l'on entre dans un lieu, scanner les codes des biens qui sont présents dans ce lieu lorsqu'on les rencontre.
Si nécessaire, des informations supplémentaires peuvent être saisies sur le terrain à l'aide du terminal lecteur de codes.

- Après une campagne de collecte de données, transférer les données du terminal lecteur de codes dans Inventif. L'arbre des lieux d'Inventif et son contenu, les différents biens (immobilisations) seront mis à jour et constitueront une image de la réalité du terrain à ce moment-là.

- Imprimer des rapports pour parachever le travail. Par exemple, produire des rapports qui répertorient les lieux et leurs biens ainsi que d'autres informations telles que l'amortissement de l'actif, la valeur nette de l'actif, son état...
La distribution d'Inventif comporte tous modèles d'impression nécessaires et prêts à l'emploi pour les rapports. Des copies de ces modèles peuvent être personnalisées. Et de nouveaux modèles peuvent être créés à partir de zéro.
Les rapports peuvent servir de document source lors d'une inspection d'inventaire annuelle.


Présentation d'Inventif en un clin d'oeil