Inventaires physiques, suivi et gestion des immobilisations

Inventif est un système de suivi et de gestion des immobilisations d'entreprise.

Les immobilisations qui ne sont pas correctement suivies peuvent être perdues, volées ou non prêtes à être utilisées au moment opportun. Pour une entreprise, la connaissance de ses actifs est essentielle pour le calcul de l’impôt, ou en cas de transfert d’entreprise, ou en cas d’accident pour la déclaration à l’assurance, etc.

Le système Inventif est utilisé pour identifier et localiser les immobilisations, effectuer une vérification physique des immobilisations, suivre leur dépréciation, enregistrer leur baisse d'utilité, connaître la valeur de ces immobilisations, suivre l'entretien des équipements.

La solution Inventif comporte une partie logicielle, avec les logiciels Inventif, Exnihilo, Movintory... et une partie matérielle avec une offre de terminaux lecteurs de codes (codes-barres, codes 2D), d’imprimantes à étiquettes à codes et d'étiquettes.

Nous avons voulu que la prise en main de nos logiciels soit facile. Le système Inventif permet d'être totalement autonome, maître de ses propres procédures, de travailler à son rythme. Il permet en effet de tout faire de A à Z : de la conception et l'impression des étiquettes adhésives d'identification jusqu'aux rapports de suivi des immobilisations.

Inventif est un système à coût unique et entièrement installé sur le site de l'entreprise. Le logiciel Inventif s'installe sur des PC Windows. Les bases de données d'inventaire peuvent être centralisées sur des serveurs Windows ou Linux.


Inventif manipule des inventaires. Il peut y avoir autant d'inventaires que nécessaire, par exemple, un inventaire pour chaque année, pour chaque période comptable.

Les inventaires sont structurés comme suit. Chaque inventaire a son arbre des lieux, son arbre des catégories (familles), ses biens (articles, immobilisations). À tout moment de sa vie, un bien est associé à un lieu et à une catégorie. Chaque bien possède une fiche de bien ou carte d'identification dans laquelle il est décrit à l'aide de plusieurs champs.

L'approche que nous proposons pour la réalisation des inventaires physiques et la gestion de leurs biens est la suivante.

- Créer un arbre des lieux qui reflète la réalité du terrain : bâtiments, étages, bureaux, ateliers, pièces, couloirs, lieux au dehors...

- Créer un arbre des catégories, c'est-à-dire une typologie des immobilisations qui est familière à l'entreprise et spécifique à son domaine d'activités : matériel informatique, téléphonie, mobilier, véhicules, outils, machines... Ce classement sommaire peut-être raffiné. L'attribution d'une catégorie à un actif aide vraiment à obtenir un ensemble de données bien structuré qui, associé à un système d'alertes par exemple, peut être facilement contrôlé.

- Créer des cartes d'identification des immobilisations ou fiches de biens. Saisir autant de détails pertinents que souhaité (marque, modèle, numéro de série, numéro de facture...). Des champs personnalisés (xtras) peuvent être définis en plus des champs de base.

- Une fois les lieux, catégories et biens créés, imprimer les étiquettes de lieux et les étiquettes de biens. Ces étiquettes sont des étiquettes à code (code-barres, code 2D). Le code permet d'identifier chaque lieu et chaque bien. Les étiquettes sont imprimées directement à partir d'Inventif grâce à une imprimante de bureau à étiquettes en rouleau.
La distribution d'Inventif comporte tous modèles d'impression nécessaires et prêts à l'emploi pour les étiquettes. Ces modèles peuvent être personnalisés (fixation d'un logo, choix des champs d'intérêts, mise en page totale...). Des modèles peuvent être créés également à partir de zéro.

- Coller les étiquettes de lieux à l'entrée des lieux, par exemple dans le cadre d'une porte. Coller les étiquettes de biens sur les biens. Utilisez pour cela une charte de collage, des règles permettant de bien repérer les étiquettes.

- Procéder à la prise d'inventaire. L'inventaire sur le terrain est effectué à l'aide d'un terminal mobile lecteur de codes, afin de déterminer où se trouvent les immobilisations et leur état actuel.
La méthode pour la prise d'inventaire est assez simple : scanner un code de lieu lorsque l'on entre dans un lieu, scanner les codes des biens qui sont présents dans ce lieu lorsqu'on les rencontre.
Si nécessaire, des informations supplémentaires peuvent être saisies sur le terrain à l'aide du terminal lecteur de codes.

- Après une campagne de collecte de données, transférer les données du terminal lecteur de codes dans Inventif. L'arbre des lieux d'Inventif et son contenu, les différents biens (immobilisations) seront mis à jour et constitueront une image de la réalité du terrain à ce moment-là.

- Imprimer des rapports pour parachever le travail. Par exemple, produire des rapports qui répertorient les lieux et leurs biens ainsi que d'autres informations telles que l'amortissement de l'actif, la valeur nette de l'actif, son état...
La distribution d'Inventif comporte tous modèles d'impression nécessaires et prêts à l'emploi pour les rapports. Des copies de ces modèles peuvent être personnalisées. Et de nouveaux modèles peuvent être créés à partir de zéro.
Les rapports peuvent servir de document source lors d'une inspection d'inventaire annuelle.

Identification au moyen de codes	Identification des lieux et des biens de l'inventaire au moyen d'étiquettes à codes (codes-barres, codes 2D) autocollantes Impression d'étiquettes standard Mise en forme, édition et impression d'étiquettes personnalisées Prise d'inventaire par lecture de codes au moyen de terminaux spécialisés
Gestion des biens	Organisation des données selon trois axes principaux : localisations, catégories, biens Description des biens dans des fiches équipées de plusieurs onglets : - onglet pour la description de base du bien, - onglet "Plus" pour des informations supplémentaires, - onglet "Documents" pour attacher des documents au bien, - onglet "Amortissements" pour le tableau d'amortissements du bien, - onglet "Xtras" pour des champs personnalisés, - onglet "Information sur les biens sortis" pour un bien sorti de l'inventaire Mise en place d'un système de gestion d'alertes permettant de mener des actions sur les biens à des dates données
Echanges de données	Importation de données provenant d'autres sources informatiques Exportation de toutes les données d'Inventif dans des formats universels (TXT, XML, SQlite)
Prise d'inventaire	Réalisation à l'aide de terminaux mobiles lecteurs de codes équipés du programme Exnihilo ou du programme Movintory
Gestion des sorties	Détection automatique de tous les biens non recensés après la prise d'inventaire Sortie et ventilation des biens de l'inventaire vers des postes tels que "Cédé", "Réformé", "Disparu", etc.
Amortissements	Calcul des amortissements fiche par fiche ou par groupe de fiches d'inventaire
Impressions et rapports	Impression de rapports standard sous forme de listes et de fiches de biens inventoriés Impression d'étiquettes Personnalisation des modèles d'impression Mise en page du contenu des étiquettes et des rapports à l'aide du designer d'Inventif
Analyse des données	Affichage et impression configurés pour des analyses multidimensionnelles des données Génération de visions synthétiques des données d'inventaire Consolidation des données
Comparaison d'inventaires	Production des états des acquisitions, des sorties, des déplacements des biens de l'inventaire
Manipulation d'inventaires	Copier/couper/coller (y compris entre inventaires) Recherche multicritères de fiches d'inventaire Déplacements et modifications groupés de fiches d'inventaire selon critères Fusion d'inventaires
Travail en mode déconnecté	Mise à jour d'inventaires maîtres à partir d'inventaires secondaires
Sécurité	Protection d'opérations au niveau inventaire Attribution de permissions d'accès en lecture/écriture aux données d'inventaire Création d'utilisateurs et de groupes d'utilisateurs Attribution de droits fonctionnels permettant d'autoriser ou d'interdire des actions à des utilisateurs et groupes d'utilisateurs
Installation	à partir d'une clé USB ou en téléchargement à l'aide d'installateurs MSI standards ou logiciels installés par nos soins sur les terminaux avant expédition Application Windows (Windows 8, 10 et 11) Fonctionnement monoposte ou réseau (LAN, VPN performant) En réseau, données sur serveurs Windows (MS Jet, MS SQL Server, MySQL) ou Linux (MySQL)

Présentation d'Inventif en un clin d'oeil